Online VS Offline - в каком формате проводить встречи
Еще несколько лет назад встречи в онлайн-формате были редкостью. Обычно их использовали компании с офисами в разных странах, но это скорее было исключением. Пандемия 2020 года резко увеличила популярность видеоконференций, изменив наше представление о цифровой работе.
В 2020 году многие компании вынужденно перешли на удаленку, полностью перестраивая рабочие процессы. Теперь традиционные личные встречи уступают место онлайн-платформам и виртуальным собраниям. К 2023 году около 70% компаний предлагают сотрудникам удаленную работу как минимум в качестве одного из вариантов, что многим по душе.
Удаленные и гибридные форматы работы прочно вошли в нашу жизнь, поскольку сотрудники не спешат возвращаться в офисы после удаленки. Их можно понять: виртуальные встречи предоставляют массу преимуществ и удобств.
Однако простота организации онлайн-встреч вызывает вопросы у компаний: действительно ли все эти встречи необходимы и эффективны?
Эти сомнения возникают не только у руководства, но и у сотрудников. Никому не хочется провести весь день в разговорах и к вечеру понять, что ничего полезного не сделано. Как же сделать встречи продуктивными и не тратить время зря?
Вот несколько простых советов для эффективной организации встреч:
Длительность встречи
Время — самый ценный ресурс, и тратить его хочется с пользой. Оптимальная продолжительность рабочей встречи — 20-30 минут. За это время можно решить большинство вопросов, не утомляя участников и сохраняя их интерес и концентрацию.
Конечно, бывают исключения, зависящие от цели встречи, количества вопросов и участников. Однако более длительные собрания должны быть тщательно спланированы, чтобы избежать отклонений от темы.
Вовлеченность участников
Очевидно, что пассивное участие не приносит пользы. Даже при презентациях важна обратная связь, чтобы понимать, что говоришь не в пустоту. Для повышения вовлеченности существуют инструменты фасилитации.
Но стоит обратить внимание и на качество интернет-соединения у участников. Исследования показывают, что улучшение связи значительно повышает продуктивность обсуждений. На графике ниже видно, что чем лучше соединение, тем эффективнее встреча, особенно для команд любого размера.
Интересно, что небольшие команды до 5 человек даже при плохой связи лучше коммуницируют онлайн. Если нет возможности улучшить интернет, старайтесь избегать больших онлайн-встреч.
Заметки со встречи
Фиксируйте результаты обсуждений, иначе информация может потеряться. Попробуйте провести эксперимент: обсудите с другом новости недели, а через неделю попытайтесь вспомнить детали. Скорее всего, многое забудется. А вместе с другом вы сможете восстановить больше информации, дополняя воспоминания друг друга.
Если даже в личных беседах часть информации теряется, то в рабочих обсуждениях это тем более вероятно. Поэтому важно записывать ключевые моменты встреч.
Что в итоге?
Вот основные пункты, которые помогут поддерживать рабочий настрой и продуктивность обсуждений. Некоторые моменты требуют внимания и выработки привычки, но она появится быстро и больше никуда не денется. Как говорится, к хорошему быстро привыкаешь.
При выборе онлайн и оффлайн формата нет однозначного ответа. В современном миру онлайн формат прочно укрепился и используется повсеместно, поэтому при выборе учитывайте все описанное выше и принимайте решение, подходящее именно вам.