22 мая 2025

ИИ экономит до 12 часов в неделю: реальные кейсы автоматических заметок

По данным исследования МТС Линк и J’son & Partners Consulting, компании могут сэкономить до 12,2 рабочих часов в неделю на одного сотрудника благодаря инструментам на базе искусственного интеллекта. Особенно — если речь идёт о сотрудниках, ежедневно участвующих в нескольких онлайн-встречах.

В пересчёте на деньги это даёт до 153 000 рублей в месяц на одного руководителя. Откуда такая экономия? Всё просто: рутинные задачи после звонков — заметки, протоколы, фиксация решений, рассылка итогов — больше не требуют ручного труда.

Как автоматические заметки и протоколы решают проблему

Когда встречи идут одна за другой, а после них — только краткие реплики в чатах или скриншоты с досок, команды теряют контекст. Важно не только то, о чём договорились, но и почему — какие аргументы были, что обсуждали, кто возражал, к какому выводу пришли. Это особенно ценно в условиях распределённых команд, частой смены приоритетов и высокой скорости работы.

ИИ-инструменты снимают эту нагрузку, фиксируя суть без вмешательства человека. Они не только расшифровывают запись, но и умеют:

  • Структурировать текст: кто говорил, что предложил, какие решения приняты

  • Выделять задачи, имена, даты и договорённости

  • Создавать краткие summary для быстрой ориентации

  • Делать заметки доступными для поиска, пересылки, анализа

В итоге команды работают не в режиме «кто что помнит», а опираются на точный, воспроизводимый контент.

Кому это особенно полезно

Хотя автоматические заметки и расшифровки полезны всем, наибольший эффект они дают в типах встреч, где:

  • много информации генерируется в процессе

  • важно зафиксировать детали и принять решения

  • встречается несколько участников с разными ролями

  • есть необходимость вернуться к обсуждению спустя время

Дальше разберем несколько детальных примеров, где ИИ-протоколы помогают сэкономить часы, сохранить знания и улучшить рабочие процессы — от руководителей до саппорта и HR.

5 типов встреч, где автоматические заметки особенно полезны

1. Стратегические и операционные совещания

Руководители и менеджеры проводят планёрки, стратегические обсуждения, операционные апдейты — зачастую на бегу, между другими задачами. На этих встречах принимаются ключевые решения: меняются приоритеты, пересматриваются дедлайны, перераспределяются ресурсы.

Контекст: Каждую неделю Елена, директор по продукту, проводит стратегическую сессию с четырьмя командами. Обсуждаются цели, сроки, риски, распределение ресурсов.

Что раньше: Если эти договорённости не зафиксированы сразу, начинается хаос: разные участники по-разному поняли договорённость, нет единого источника правды, теряются важные задачи.

Сейчас: Встреча автоматически записывается и обрабатывается ИИ. Через 10 минут — готовый протокол:

  • Список задач по участникам

  • Зафиксированные даты релизов

  • Упоминания рисков

Результат: Команды работают с одним документом. Никто не пишет вручную. Решения зафиксированы объективно — это снимает споры и экономит минимум 30 минут в день.

2. Клиентские встречи и переговоры

Продажи и аккаунтинг — это коммуникация, детали и обещания. Когда вы общаетесь с клиентом, важно услышать не только суть, но и интонации, формулировки, скрытые сигналы. Упущенные детали могут стоить сделки, а повторные вопросы — подорвать доверие.

Контекст: Андрей — аккаунт-менеджер в B2B-секторе. Он ведёт 15 клиентов и проводит по 3–4 созвона в день. На одном из них клиент из Финляндии озвучивает новое требование по интеграции.

Что раньше: Пока Андрей делает пометки, он упускает ход разговора. Потом тратит вечер, чтобы восстановить детали, вспомнить формулировки и отправить письмо.

Сейчас: Встреча записывается, а ИИ сам:

  • Расшифровывает звонок

  • Составляет протокол с тремя ключевыми требованиями

  • Выделяет цитаты заказчика, включая таймкоды

Результат: Письмо клиенту — готово за 5 минут. Команда разработчиков получает ясный ТЗ. Ни одно обещание не теряется, всё прозрачно и проверяемо.

3. Внутрикомандные проектные обсуждения

Внутренние встречи — особенно креативные и проектные — это буря идей. Тут не всегда принимаются финальные решения, но именно здесь рождаются гипотезы, уточняется направление, формируются ключевые предложения.

Контекст: Команда дизайнеров обсуждает редизайн главной страницы. На встрече возникает 5 идей, 3 из которых противоречат друг другу, и одна — спонтанно гениальна.

Что раньше: Никто не записал «ту самую» идею. Спустя неделю участники по-разному помнят, кто что предложил и почему было принято то или иное решение.

Сейчас: Вся встреча зафиксирована:

  • Идеи автоматически сгруппированы ИИ в bullet-пункты

  • Комментарии обозначены по участникам

  • Удачная формулировка найдена через поиск по слову «микровзаимодействие»

Результат: Решения больше не теряются. Команда работает с единым артефактом, а новичок, подключившийся через неделю, за 10 минут читает резюме всех обсуждений.

4. HR-интервью и найм

Каждый кандидат — это отдельная история, детали которой важно донести до нанимающего менеджера. Интервью идут подряд, впечатления смешиваются, а мнения нужно зафиксировать как можно точнее, особенно в условиях быстрого найма.

Контекст: Светлана — HR в технологической компании. Сегодня у неё третье интервью подряд. Кандидат хорошо рассказывает про опыт, но времени на написание фидбека нет — следующий уже в Zoom.

Что раньше: Она писала фидбек в конце дня, вспоминая детали по памяти. Возникает риск упустить нюансы или перепутать впечатления о кандидатах.

Сейчас: ИИ делает всё параллельно:

  • Выделяет ответы кандидата на ключевые вопросы

  • Создаёт фрейм фидбека (плюсы, риски, предложения)

  • Прикладывает 2–3 прямые цитаты

Результат: Светлана тратит 3 минуты на правку — и отправляет фидбек нанимающему менеджеру. Команда принимает решение быстрее, а аргументы — прозрачны и понятны.

5. Технические консультации и поддержка

Когда речь идёт о технической поддержке или пресейл-консультациях, важна точность. Ошибка в параметре, забытая деталь, неправильная трактовка обсуждения — и решение не работает.

Контекст: Иван — пресейл-инженер. Он консультирует клиента по настройке интеграции с API. Вопросов много, детали сложные. Через два месяца тот же клиент возвращается — с похожей задачей.

Что раньше: Иван вспоминал, где лежит нужный скрипт, и что именно обсуждали — в письме или в Zoom?

Сейчас: Он открывает историю встреч:

  • Смотрит, как назывался тот звонок

  • Видит ключевые технические моменты из заметок

  • Находит скрипт в один клик по фразе «OAuth токен»

Результат: Повторные кейсы решаются за считаные минуты. Знания не теряются — ни с сотрудниками, ни с клиентами. Один звонок экономит час.

Как начать экономить до 12 часов в неделю уже сегодня

Исследование показывает: ИИ-инструменты — это не про будущее, а про настоящую конкурентоспособность. Особенно — в условиях, где всё строится на коммуникации и скорости обработки информации.

Чтобы начать использовать ИИ-заметки уже сегодня, не нужно внедрять сложные системы. На рынке уже есть решения, которые записывают встречи, расшифровывают аудио и автоматически составляют краткие структурированные итоги. Одно из таких решений — AiGenda.

Попробовать такой подход можно уже на ближайшей встрече — чтобы оценить, сколько времени вы действительно тратите на заметки и сколько сможете сэкономить.

С AiGenda вы сохраняете не только время, но и знания вашей команды.